Главная » Мой юрист » Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году — что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году — что это такое, таблица, с момента их создания

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году

Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.

Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Определенные категории кадровых бумаг должны храниться на бессрочной основе, к примеру, персональные дела директоров и штатное расписание.

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

В РФ в 2017 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году (таблица)

Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.

При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.

Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.

В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.

Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:

  • текущее пребывание в делопроизводстве;
  • архивное хранение.

Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.

Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:

Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.

В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:

  • полное название предприятия;
  • полное название структурного отдела компании;
  • номер дела;
  • заглавие;
  • период хранения дела

Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.

В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года.

Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.

Образец доверенности в банк на подачу документов от юридического лица, читайте здесь.

Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.

В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.

В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.

В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.

Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2017 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.

Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.

Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:

Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.

В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:

По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.

Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).

Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.

Видео: документы в АРХИВ на долгие годы хранения

В большинстве случаев такие документы хранятся в форме картотеки, распределенной по структурным отделам, а внутри подразделений – в алфавитном порядке.

После ухода работника с должности его персональная карточка перекладывается в дело уволенных лиц.

Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав.

В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

После ухода работника из компании соглашение изымается и также в алфавитной очереди перекладывается в дело с трудовыми соглашениями уволенных лиц.

Если испорчена кадровая документация, которая хранится в электронном виде, тогда проблема решается просто путем распечатки еще одного экземпляра и заверения его подписями и печатями.

Просто уничтожить пришедшие в негодность табели или иные кадровые бумаги без их замены не допускается, поскольку в таком случае будет иметь место самовольное снижение длительности хранения документации.

Образец договора денежного беспроцентного займа между физическими лицами, читайте здесь.

Как найти ИНН по фамилии имени отчеству, смотрите здесь.

Такие действия имеют последствия в виде наказания для руководства компании. Если испорчены документы, срок хранения которых истек, их можно просто уничтожить без необходимости восстановления или замены.

Отметим, что просто уничтожить документацию с завершившимся сроком хранения не допускается.

Для таких ситуаций предусмотрена специальная процедура, по которой сначала должна быть проведена экспертиза бумаг специальной комиссией и составлен акт. Только после этого допускается утилизировать бумаги подходящим способом.

Таким образом, длительность хранения кадровой документации варьируется от категории документа. Большая часть бумаг должна храниться в архиве на протяжении 50 или 75 лет.

Если документ, срок хранения которого еще не завершился, был утерян или поврежден, тогда его необходимо обязательно восстановить.

От документации, по которой срок хранения истек, можно избавиться после проведения специальной экспертизы.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Социальное обеспечение, Page 8 of 8

Как встать на учет по безработице В современном мире очень легко потерять работу, а вот найти ее бывает непросто. Как правило,… Законодательство в Российской Федерации предусматривает большое количество разнообразных льгот для женщин беременных и уже родивших.

Социальное обеспечение, Page 7 of 8

Жилищная субсидия пенсионерам Уровень пенсий в РФ высоким не назовешь в отличие от цен на коммуслуги. Для содействия… Начиная с 2007 года, в регионах РФ многодетным родителям оказывается значительная государственная поддержка и помощь.

Социальное обеспечение, Page 6 of 8

Земельный участок ветеранам боевых действий Выделение бесплатного земельного надела актуально для льготных категорий населения, в том числе для ветеранов военных… Земельный участок бесплатно инвалидам от государства Сегодня купить земельный участок самостоятельно, без посторонней помощи будет достаточно проблематично.

Социальное обеспечение, Page 5 of 8

Родовой сертификат Как получить родовой сертификат в 2017 году подробно указано в Приказе Министерства здравоохранения от ноября… Какие положены бесплатные лекарства и витамины для беременных в 2017 году? На основании чего они… Для выяснения полагающихся льгот многодетным родителям изначально необходимо определиться, кто относится к данной категории.

Социальное обеспечение, Page 4 of 8

Ежемесячное пособие на ребенка в Москве Уровень социальной поддержки в Москве довольно высок. Особое внимание уделяется семьям с детьми. Такой категории… Виды пособий по рождению ребенка.

Социальное обеспечение, Page 3 of 8

Справка о неполучении отцом единовременного пособия при рождении ребенка Особенности справки о неполучении отцом единовременного пособия при рождении ребенка в 2017 году подробно указано… Ежемесячные и единовременные пособия для матерей-одиночек Воспитание ребенка требует существенных затрат.

Социальное обеспечение, Page 2 of 8

Узнать пенсионные накопления по СНИЛС Чтобы понять, как можно узнать пенсионные накопления по СНИЛС в 2018 году необходимо обращать внимание… Оказание медицинской помощи в российских государственных поликлиниках осуществляется по факту прикрепления.

Социальное обеспечение

Где получить пенсионное страховое свидетельство Где можно получить пенсионное страховое свидетельство (СНИЛС) в 2018 году напрямую зависит от статуса граждан… Как можно получить пенсионное страховое свидетельство в 2018 году, подробно разъясняется в российском законодательстве.

Соседи оставляют мусор на лестничной клетке — куда жаловаться, объявление, в многоквартирном доме

Что делать, если соседи оставляют мусор на лестничной клетке Мешки с мусором в подъезде дома явление, к сожалению, не редкое. Некоторые жильцы не утруждают себя заботой об общественном порядке.

Согласие супруга на покупку квартиры в 2017 году — нужно ли, нотариальное, образец, нужно ли

Нужно ли согласие супруга на покупку квартиры в 2017 году Имущественные правоотношения это неотъемлемая часть официального брака. По умолчанию все имущество признается совместным.

Собеседование при приеме на работу — что это такое, пример диалога, как успешно пройти, говорить, как проходить

Как успешно пройти собеседование при приеме на работу Первоклассные навыки общения необходимы для успешного собеседования. Представьте себя на месте работодателя, которому необходимо выбрать между двух кандидатов, что имеют схожий опыт работы по специальности.

Со скольки можно шуметь в квартире в 2018 году — по закону РФ, часов, по выходным, субботу, будни

Со скольки можно шуметь в квартире в России в 2018 году Проживание в многоквартирном доме требует соблюдения интересов соседей. В частности запрещено нарушать тишину в определенные часы.

Со скольки лет наступает административная ответственность в 2018 году — в РФ, в России, несовершеннолетних

Со скольки лет наступает административная ответственность в РФ 2018 году Со скольки лет наступает административная ответственность в РФ 2018 году подробно описано в законодательстве России.

Со скольки лет можно пить энергетики в 2018 году — по закону, безалкогольные, продавать в России

Со скольки лет можно пить энергетики в России в 2018 году Со скольки лет можно пить энергетики в России в 2018 году? Отличие регионального и краевых законов. Ответственность за нарушение.

Со скольки лет в России продают алкоголь в 2018 году — крепкий, безалкогольное пиво, можно, разрешено

Со скольки лет в России продают алкоголь по закону в 2018 году Вы интересуетесь, со скольки лет в России продают алкоголь? Выясним, как осуществляется продажа такой продукции по закону – какие возрастные и временные ограничения установлены в 2018 году, а также какая ответственность последует в случае нарушения установленных правил продавцами.

Снять квартиру через агентство недвижимости в 2017 году — в Москве, СПб, какие плюсы

Как снять квартиру через агентство недвижимости в 2017 году Процесс аренды недвижимости осуществляется различными способами. При этом существует большое количество самых разных тонкостей, связанных с подобной процедурой.

Снижение кадастровой стоимости земельного участка в 2017 году — порядок, стоимость услуги, исковое заявление

Порядок снижения кадастровой стоимости земельного участка в 2017 году Вас интересует, можно ли снизить кадастровую стоимость земельного участка? Рассмотрим, какого порядка стоит придерживаться собственникам недвижимости в 2017 году при обращении в комиссию Росреестра и суд.

Смена фамилии после замужества (замена) в 2017 году — документы, не сразу, МФЦ, на работе, паспорта, загранпаспорта

Порядок смены фамилии после замужества (замена) в 2017 году Каждый россиянин обязан обладать собственными персональными данными. К таковым относятся фамилия, имя и отчество.

Смена директора ООО в 2017 году — с единственным учредителем, генерального, пошаговая инструкция без нотариуса

Порядок смены директора в ООО в 2017 Порядок смены директора в ООО в 2017 немного изменился. Для возможности на законных основаниях сменить руководство организации необходимо знать об имеющихся нюансах.

Сколько стоят номера на машину в 2017 году — 777, в ГАИ при оформлении, блатные, зеркальные, красивые

Сколько стоят номера на машину в России в 2017 году Постановку на учет авто сопровождает выдача регистрационных госзнаков. Таковые являют случайную комбинацию букв и цифр, но выделяют среди них и «красивые» номера.

Сколько стоит приватизировать квартиру в 2017 году — платная, в Москве, однокомнатной, на 1 человека

Сколько стоит приватизировать квартиру в России в 2017 году Процесс приватизации – один из способов получить государственную недвижимость в личную собственность. Причем процесс таковой на сегодняшний день продолжает оставаться бесплатным, какие-либо исключения не имеются.

Сколько стоит оформить дарственную на квартиру в 2017 году — у нотариуса, на дочь, стоят услуги, в Москве

Сколько стоит оформить дарственную на квартиру в России в 2017 году Если вы решили подарить кому-либо квартиру безвозмездно, или вам хотят сделать такой подарок, разберемся в правилах оформления дарственной, особенностях процедуры и возникающих нюансах.

Сколько стоит застраховать дом (цена) в 2018 году — от пожара, в Росгосстрахе, частный, деревянный

Сколько стоит застраховать дом (цена) в России в 2018 году Страхование сегодня – одна из самых востребованных услуг на сегодняшний день. Причем предоставляют подобные достаточно много различных компаний.

Сколько стоит вписать человека в страховку на машину в 2018 году

Сколько стоит вписать человека в страховку на машину в России в 2018 году Допуск к управлению авто другого человека требует обязательного оформления для него ОСАГО.