Главная » Мой юрист » Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году — что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году — что это такое, таблица, с момента их создания

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году

Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.

Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Определенные категории кадровых бумаг должны храниться на бессрочной основе, к примеру, персональные дела директоров и штатное расписание.

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

В РФ в 2017 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году (таблица)

Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.

При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.

Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.

В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.

Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:

  • текущее пребывание в делопроизводстве;
  • архивное хранение.

Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.

Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:

Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.

В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:

  • полное название предприятия;
  • полное название структурного отдела компании;
  • номер дела;
  • заглавие;
  • период хранения дела

Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.

В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года.

Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.

Образец доверенности в банк на подачу документов от юридического лица, читайте здесь.

Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.

В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.

В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.

В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.

Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2017 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.

Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.

Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:

Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.

В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:

По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.

Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).

Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.

Видео: документы в АРХИВ на долгие годы хранения

В большинстве случаев такие документы хранятся в форме картотеки, распределенной по структурным отделам, а внутри подразделений – в алфавитном порядке.

После ухода работника с должности его персональная карточка перекладывается в дело уволенных лиц.

Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав.

В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

После ухода работника из компании соглашение изымается и также в алфавитной очереди перекладывается в дело с трудовыми соглашениями уволенных лиц.

Если испорчена кадровая документация, которая хранится в электронном виде, тогда проблема решается просто путем распечатки еще одного экземпляра и заверения его подписями и печатями.

Просто уничтожить пришедшие в негодность табели или иные кадровые бумаги без их замены не допускается, поскольку в таком случае будет иметь место самовольное снижение длительности хранения документации.

Образец договора денежного беспроцентного займа между физическими лицами, читайте здесь.

Как найти ИНН по фамилии имени отчеству, смотрите здесь.

Такие действия имеют последствия в виде наказания для руководства компании. Если испорчены документы, срок хранения которых истек, их можно просто уничтожить без необходимости восстановления или замены.

Отметим, что просто уничтожить документацию с завершившимся сроком хранения не допускается.

Для таких ситуаций предусмотрена специальная процедура, по которой сначала должна быть проведена экспертиза бумаг специальной комиссией и составлен акт. Только после этого допускается утилизировать бумаги подходящим способом.

Таким образом, длительность хранения кадровой документации варьируется от категории документа. Большая часть бумаг должна храниться в архиве на протяжении 50 или 75 лет.

Если документ, срок хранения которого еще не завершился, был утерян или поврежден, тогда его необходимо обязательно восстановить.

От документации, по которой срок хранения истек, можно избавиться после проведения специальной экспертизы.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Что нужно, чтобы выписаться из квартиры в 2017 году — какие документы, при продаже, прописаться в другую

Что нужно, чтобы выписаться из квартиры в России в 2017 году Если вам нужно выписаться из квартиры, стоит понимать, куда идти и что делать. Разберем, как осуществляется снятие с регистрационного учета в России в 2017 году.

Что нужно знать при покупке квартиры в новостройке в 2017 году — в ипотеку, у застройщика, подрядчика

Что нужно знать при покупке квартиры в новостройке в России в 2017 году Для любого человека естественно желание иметь собственный дом. Но приобретение жилья это шаг ответственный.

Что нужно знать при покупке квартиры в новостройке — у застройщика, в ипотеку, за наличку, в Москве

Что нужно знать при покупке квартиры в новостройке в России Покупка новой квартиры это современные технологии и максимально продуманные проекты. Но есть и некоторые нюансы, без учета каких покупка радости не принесет.

Что нужно знать при покупке квартиры в 2017 году — на вторичном рынке, в новостройке, у застройщика

Что нужно знать покупателю при покупке квартиры в 2017 году Покупка квартиры – важный момент в жизни каждого гражданина, независимо от того, покупает он ее за собственные или кредитные средства.

Что нужно знать покупателю при покупке квартиры в 2017 году

Что нужно знать покупателю при покупке квартиры в России в 2017 году Часто в процессе приобретения жилья как на первичном, так и на вторичном рынке, возникают подводные камни, покупатели часто сталкиваются с проблемными ситуациями и рисками потери жилья и денег.

Что нужно для регистрации ИП в 2017 году — какие документы, Москве, сделать после, прописка

Что нужно для регистрации ИП в России в 2017 году Предпринимательством граждане начинают заниматься для получения дохода, часто превышающего среднюю зарплату. Закон это не запрещает, но требует правильного оформления.

Что нужно для прописки в квартиру собственника в 2017 году — ребенка, иностранного гражданина, новорожденного

Что нужно для прописки в квартиру собственника в России в 2017 году Законодательство Российской Федерации сегодня определяет, что все без исключения граждане РФ обязаны иметь постоянную прописку по месту проживания.

Что нужно для приватизации земельного участка под частным домом в 2017 году

Что нужно для приватизации земельного участка под частным домом в России в 2017 году Узнать, что нужно для приватизации земельного участка под частным домом, не сложно.

Что нужно для получения ИНН физического лица в 2017 году — иностранного гражданина, как получить, на сайте налоговой

Что нужно для получения ИНН физического лица в России в 2017 году Все граждане, которые осуществляют трудоустройство на территории нашей страны, обязаны иметь собственный индивидуальный налоговый номер.

Что можно, а что нельзя при перепланировке квартиры в 2017 году — продать с неузаконенной, делать в ипотечной

Что можно, а что нельзя при перепланировке квартиры в РФ в 2017 году Далеко не каждый знает, что можно, а что нельзя делать при перепланировке квартиры, особенно, если столкнуться с этим впервые.

Что лучше ТСЖ или управляющая компания — создание выход, чем отличается, если дому 30 лет, в новом

Что лучше ТСЖ или управляющая компания в 2017 году Не можете определиться, какой вид управления многоквартирным домом выбрать? Разберемся, что лучше – ТСЖ или управляющая компания, учитывая все положительные и отрицательные стороны.

Что лучше тосол или антифриз — в чем разница, можно ли смешивать, отличается, использовать, добавить

Что лучше использовать тосол или антифриз Что лучше использовать — тосол или антифриз? Этот вопрос беспокоит многих автовладельцев, заботящихся о своей машине.

Что лучше открыть ИП или ООО в 2017 году — для оказания услуг, для торговли, таблица отличий, для грузоперевозок

Что лучше открыть ИП или ООО в России в 2017 году Организационная форма бизнеса волнует многих начинающих предпринимателей. От выбора будет зависеть многое – налогообложение, полномочия, виды деятельности и прочее.

Что делать, если утеряна трудовая книжка в 2017 году — как восстановить, записи, оформить пенсию, РФ

Что делать, если утеряна трудовая книжка в РФ в 2017 году Трудовая книжка это главный документ, доказывающий факт сотрудничества работника и работодателя. Документ указывает на все изменения, связанные с рабочей деятельностью.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку при увольнении в 2017 году — без отработки, генерального директора

Что нужно делать, если работодатель не отдает трудовую книжку при увольнении в 2017 году Для того чтобы понять, что нужно делать, если работодатель не отдает трудовую книжку при увольнении в 2017 году, необходимо знать все нюансы по этому вопросу.

Что делать, если затопили квартиру соседи сверху в 2017 году — какие действия, по вине застройщика

Что нужно делать, если затопили квартиру соседи сверху в 2017 году Большинство населения РФ проживает в многоэтажных жилых домах, где проблема затопления соседями сверху чрезвычайно актуальна.

Что делать, если забрали машину на штрафстоянку — куда звонить, Москва, незаконно, документов нет

Что нужно делать, если забрали машину на штрафстоянку Многим автовладельцам уже пришлось увидеть свое транспортное средство, отправившееся в путешествие без хозяина на борту эвакуатора.

Что выгоднее автокредит или потребительский кредит в 2017 году — лучше, на машину, при покупке автомобиля

Что выгоднее брать автокредит или потребительский кредит в 2017 году В настоящее время автомобиль становится уже не роскошью, а необходимым средством передвижения.

Что входит в общую площадь квартиры в 2017 году — балкон, лоджия, Жилищный кодекс, перегородки

Что входит в общую площадь квартиры в России в 2017 году Существенная часть населения Российской Федерации на 2017 год проживает именно в квартирах. Данного типа недвижимость одновременно характеризуется сразу несколькими различными параметрами.

Что входит в коммунальные услуги (перечень) в 2017 году — для физических лиц, гражданам, юрлица, при аренде

Что входит в перечень коммунальных услуг в РФ в 2017 году Не каждый гражданин точно знает, что входит в перечень коммунальных услуг. Разберемся, на какие удобства может рассчитывать каждое лицо в Российской Федерации в 2017 году.

Что входит в капитальный ремонт многоквартирных домов в 2017 году — фасада, понятие, крыши, в Москве

Что же входит в капитальный ремонт многоквартирных домов в 2017 году Информация о том, что же входит в капитальный ремонт многоквартирного дома, пригодится всем жильцам. Рассмотрим основные правила, которые действуют в 2017 году.

Что будет, если не платить кредит вообще в 2017 году — взять, банку

Что будет, если не платить кредит банку вообще в 2017 году Кредитование сегодня – очень популярная сфера деятельности. Именно поэтому все большее количество граждан осуществляет оформление кредитов.

Что будет, если не платить за квартиру в 2017 году — сколько можно, меньше

Что будет, если не платить за квартиру в России в 2017 году Владение квартирой предполагает ее содержание, а значит и оплату обслуживания сторонними организациями. Это и комуслуги, и ремонт, и прочие обязательные платежи.

Через какое время аннулируются штрафы ГИБДД в 2018 году — при неоплате, в базе данных, с камер

Через какое время аннулируются штрафы ГИБДД в РФ в 2018 году Через какое время аннулируются штрафы ГИБДД в РФ в 2018 году. Обязательные сроки уплаты штрафа ГИБДД.